Przejdź do głównej zawartości

Cykl rozliczania opłat

Rozliczanie biurowe od końca do końca: pozycje katalogu → struktury klas → generowanie faktur → rejestracja płatności z pokwitowaniem → windykacja zaległości. Kwoty w walucie szkoły (demo: USh).

Kroki​

  1. Konfiguracja opłat (Items) - Fee Setup
    • Na Items (Step 1 of 2) kliknij Add item. Ustaw Name, Amount (USh), Category, Recurring oraz Active.
    • Wskazówka: Recurring oznacza opłaty w stylu czesnego; nie wystawia faktur automatycznie bez Structures + Generate.

Konfiguracja opłat desktop

Konfiguracja opłat mobile

  1. Konfiguracja opłat (Structures) - ten sam ekran, zakładka Structures

    • Step 2 of 2: Add structure, powiąż każdą pozycję z klasą (opcjonalny semestr), zapisz.
    • Wskazówka: Structures pozostają zablokowane, dopóki nie ma co najmniej jednego Item. Zła klasa na strukturze cicho niedorozlicza strumień.

  2. Generowanie faktur - Generate Invoices

    • Przejdź Scope → Next - preview → Confirm. Obserwuj Eligible vs Already billed / Skipped.
    • Wskazówka: pusty podgląd zwykle oznacza nieaktywną strukturę, zły filtr klasy albo nieaktywnych uczniów.

Generowanie faktur desktop

Generowanie faktur mobile

  1. Rejestracja płatności - Record Payment
    • Lookup po imieniu / numerze rekrutacyjnym / kodzie płatności → kwota i metoda → podgląd alokacji → księgowanie.
    • Wskazówka: księgowanie na złego ucznia to najkosztowniejszy błąd. Częściowe płatności zostawiają resztę na Outstanding.

Rejestracja płatności desktop

Rejestracja płatności mobile

  1. Zawsze pokwitowanie - Receipts
    • Drukuj ze ścieżki sukcesu księgowania albo przedrukuj później po numerze seryjnym.
    • Wskazówka: rodzice i audyt oczekują pokwitowania dla cash, MoMo, karty i przelewu tak samo.

Pokwitowania desktop

Pokwitowania mobile

  1. Zaległości - Outstanding Balances
    • Filtruj listę windykacji; użyj Defaulters, gdy potrzebujesz tylko po terminie.
    • Wskazówka: puste outstanding po dużym generate często oznacza, że filtry ukrywają semestr, a nie że wszyscy zapłacili.

Zaległości desktop

Zaległości mobile

Przekazanie między rolami​

Finance (i Admin) odpowiadają za setup, generate, księgowanie i windykację. Uczniowie/rodzice widzą tylko Fees, Invoices, Payments i Balance.

Typowe błędy​

  • Generowanie faktur przed istnieniem Items i Structures
  • Traktowanie Recurring jako automatycznego rozliczania
  • Rejestracja płatności na złego ucznia
  • Pomijanie pokwitowania po księgowaniu
  • Filtry ukrywające kohortę, którą chciałeś rozliczyć
  • Cofanie bez udokumentowanego powodu

Powiązane​